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Mangelhaft: Wann ist ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß?

Wer als Unternehmer oder Angestellter einen Firmenwagen auch privat nutzt, steht vor der Frage, ob der sogenannte private Nutzungsvorteil nach der pauschalen 1-%-Regelung oder durch den Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands per Fahrtenbuch ermittelt werden soll. Während die 1-%-Regelung gemeinhin den Vorteil der Vereinfachung für sich beanspruchen kann, ist steuerlich gesehen das Fahrtenbuch der pauschalen Methode oftmals vorzuziehen.

Kürzlich stritt sich ein Unternehmer erst mit dem Finanzamt und anschließend mit dem Finanzgericht Rheinland-Pfalz (FG) über sein Fahrtenbuch. Das Finanzamt hatte dessen Anerkennung versagt und die pauschale Methode angewendet. Das genutzte Fahrzeug, ein Maserati, hatte einen hohen Bruttolistenpreis, so dass auch der pauschal zu versteuernde private Nutzen entsprechend hoch ausfiel.

Die im Handel erhältlichen Fahrtenbücher sind alle ähnlich aufgebaut - man muss sie nur zeitnah, vollständig und richtig ausfüllen. Hierzu gehören das Datum, die Uhrzeit, die Reiseroute, Besonderheiten (Stau, Umleitung etc.), der Grund der Fahrt (mit Kundennamen/Lieferantennamen oder Ähnlichem) sowie natürlich der Kilometerstand. Wenn getankt wurde, muss das ebenfalls unter Angabe der getankten Menge vermerkt werden. Dem Kriterium "zeitnahes Erstellen" kommt in diesem Zusammenhang eine besondere Bedeutung zu: Ist es nachweislich nicht erfüllt, entfällt die Möglichkeit, das Fahrtenbuch als Nachweis einer geringeren privaten Nutzung geltend zu machen.

Dies war auch der entscheidende Punkt im vorliegenden Streitfall. Der Unternehmer hatte ein Fahrtenbuch genutzt, das zum Zeitpunkt der ersten eingetragenen Fahrten noch gar nicht im Handel erhältlich war. Ein angeblich unleserliches erstes Fahrtenbuch, welches übertragen worden sein sollte, war hingegen nicht mehr vorhanden. Es waren Fahrten mit Kilometerständen eingetragen, die nicht stimmen konnten, und bei einigen eingetragenen Fahrten war das Fahrzeug nachweislich zur Reparatur gewesen. Schließlich sollten sogar noch nach dem Verkauf des Fahrzeugs Fahrten stattgefunden haben.

Das FG zog aus diesen schwerwiegenden Fehlern den Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht zeitnah erstellt worden war. Insgesamt waren die Mängel so gravierend, dass das Fahrtenbuch nicht als Nachweis der privaten Nutzung in Betracht kam. Die Klage ging verloren.


Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Für Geschäftsjahre (Veranlagungszeiträume), die nach dem 31.12.2014 beginnen, sind die neuen GoBD zu beachten. Allgemeine Anforderungen Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung

  • nachvollziehbar,
  • nachprüfbar,
  • zutreffend,
  • klar,
  • zeitnah,
  • fortlaufend und
  • unveränderbar (revisionssicher)

sein. Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein. Die Unveränderbarkeit kann sowohl - hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) - softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Festschreibung) - organisatorisch (z.B. Zugriffsberechtigungen) erfolgen.

Verfahrensdokumentation

In einer Verfahrensdokumentation sind alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darzustellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hat hierzu eine Musterverfahrensdokumentation vorgelegt. Die Verfahrensdokumentation muss übersichtlich gegliedert sein, wonach Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Sie beschreibt abhängig vom Einzelfall den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Sie besteht regelmäßig aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwendungsdokumentation, technischen Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Sorgfältig sind die neuen Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg zu beachten.
  • Eindeutige Belegnummer
  • Angaben über Belegaussteller und -empfänger
  • Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt. Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse). Die Aufzählung ist nicht abschließend.

Internes Kontrollsystem

Ein internes Kontrollsystem ist einzurichten und zu dokumentieren. Dies umfasst: Zugangs- und Zugriffsberechtigung, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrol-len bei Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen, Datensicherung und Sicherung vor Verfälschung sowie Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Protokollierung von Daten.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten wird formell als nicht ordnungsgemäß angesehen. Es muss Revisionssicherheit gegeben sein, das heißt, auf die Ursprungsdatei muss zurückgegriffen werden können.

Elektronische Aufbewahrung

Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichtigen – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs – sehr weit. Aufzubewahren sind danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur reinen Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD!

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Auch hierzu ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen zu erstellen. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hat hierzu ebenfalls ein Muster erstellt.

Revisionssichere Archivierung

Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maß-nahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Derzeit sind keine technischen Lösungen bekannt, die diese Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen können. Insoweit ist zwingend der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems/Enterprise-Content-Management (DMS/ECM) erforderlich.

Aber bei Kleinstunternehmen, die

  • keine elektronischen Ausgangsrechnungen erstellen,
  • nur in geringem Umfang elektronische Eingangsrechnungen erhalten, da sie sich dem Empfang nicht entziehen können (z.B. Rechnungen Telefonanbieter),
  • auch nicht explizit oder konkludent dem Empfang elektronischer Rechnungen zugestimmt haben, kann auf den Einsatz eines Aufbewahrungs- bzw. Archivsystems mit der Möglichkeit des Nachweises der Unveränderbarkeit/Nachvollziehbarkeit von Änderungen noch verzichtet werden.
Gleichwohl müssen diese Unternehmen dann ergänzende Maßnahmen treffen und dokumentieren, um die Beweiskraft der Dokumente zu erhalten, wie z.B.
  • regelmäßige Sicherungen (Backup) der Daten,
  • Zugriffsschutz für Rechner bzw. auf die Ablageorte,
  • Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen (Speichermedien CD, DVD etc.),

Es handelt sich um eine absolute Ausnahmeregelung. Keine Anwendung in Branchen, in denen der elektronische Rechnungsaustausch üblich ist, z.B. Zulieferer Automobilbranche. (Quelle: Finanzverwaltung Rheinland-Pfalz, Klimagespräch Finanzamt Neuwied 11/2017)


Startup-Weekend Lüneburg

Startup-Weekend Lüneburg

Von Freitag, den 12. bis Sonntag, den 14. Januar 2018 findet das Startup Weekend in Lüneburg statt. Mehr als 90 Teilnehmer werden erwartet, um in kleinen Teams ihre Startup-Ideen innerhalb von 54 Stunden zu erarbeiten und anschließend zu präsentieren. Dabei werden sie von Mentoren aus unterschiedlichen Bereichen unterstützt.

Das Abschlussevent mit Bewertung des besten Präsentation durch die Fach-Jury ist am Sonntag ab 16 Uhr. Dieses Jahr wird Frau Probst das Startup-Weekend als Mentor am Sonnabend begleiten und bestimmt vielen neuen und guten Ideen begegnen. Wir würden uns freuen, Sie dort begrüßen zu dürfen. Weiter Informationen zum Ablauf und dem Event selbst, erhalten Sie unter www.startup-lueneburg.de


Unwetter in Niedersachsen: Ministerium schnürt steuerliches Hilfspaket

Ende Juli 2017 haben Starkregenfälle im Süden Niedersachsens erhebliche Schäden verursacht. Um Betroffene zu entlasten, hat das Finanzministerium Niedersachsen ein steuerliches Hilfspaket geschnürt. Die wichtigsten Maßnahmen daraus im Überblick:

  • Betroffene können bis zum 30.11.2017 Anträge auf Steuerstundungen stellen, auch wenn sie die entstandenen Schäden wertmäßig nicht im Einzelnen nachweisen können. Die Finanzämter sind angewiesen, diese Anträge großzügig zu prüfen.
  • Spenden zur Katastrophenhilfe, die bis zum 30.11.2017 auf Sonderkonten eingezahlt worden sind, können den Finanzämtern durch Bareinzahlungsbeleg, Kontoauszug, Lastschrifteinzugsbeleg oder Ausdruck aus dem Onlinebanking nachgewiesen werden.
  • Haben Bürger durch das Hochwasser ihre Buchführungsunterlagen oder sonstige Aufzeichnungen verloren, dürfen die Finanzämter hieraus keine steuerlich nachteiligen Schlüsse ziehen.
  • Beim Wiederaufbau von Betriebsgebäuden und der Ersatzbeschaffung beweglicher Anlagegüter sind Sonderabschreibungen zulässig.
  • Bei Versicherungsleistungen, die landwirtschaftliche Betriebe für Ernte- oder Ertragsausfälle erhalten, gelten Erleichterungen bei der Bilanzierung.
  • Beihilfen und Unterstützungen, die ein Arbeitgeber an seine hochwassergeschädigten Arbeitnehmer zahlt, können selbst dann steuerfrei belassen werden, wenn die besonderen Voraussetzungen der Lohnsteuer-Richtlinien nicht erfüllt sind (unter anderem ist keine Zwischenschaltung des Betriebsrats bei der Mittelverteilung erforderlich). Entsprechende Zahlungen können in der Regel auch steuerfrei bleiben, soweit sie höher als 600 EUR pro Jahr ausfallen, da ein "besonderer Notfall" vorliegt.
  • Muss aufgrund der Hochwasserschäden neuer Hausrat und neue Kleidung beschafft oder selbstgenutztes Wohneigentum repariert werden, lassen sich die Kosten als außergewöhnliche Belastung ansetzen. Die Kosten können als Freibetrag in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen werden, so dass die Steuerentlastung bereits über eine höhere Nettolohnauszahlung eintritt.

Bürokratieabbau: Entlastung bei der Bürokratie für kleine und mittlere Unternehmen

Obwohl sich jeder gerne das Thema Bürokratieabbau auf die Fahnen schreibt, hat es fast ein Jahr gedauert, bis das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz endgültig verabschiedet wurde. Das Gesetz enthält folgende steuerliche Änderungen, die überwiegend bereits ab 2017 in Kraft treten:

  • Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nicht mehr aufbewahrt werden, wenn ihr Inhalt durch die entsprechende Rechnung dokumentiert ist. Diese Erleichterung gilt bereits für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist (bisher sechs bzw. zehn Jahre) beim Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Sprechen Sie uns bitte an, damit wir prüfen können, ob und inwieweit Sie von dieser Erleichterung profitieren.
  • Eine vierteljährliche Abgabe der Lohnsteueranmeldung ist ab 2017 nur noch dann erforderlich, wenn die Lohnsteuer des Vorjahres mehr als 5.000 EUR betragen hat. Bisher liegt die Grenze bei 4.000 EUR.
  • Die Grenze für sogenannte Kleinbetragsrechnungen wird von 150 EUR auf 250 EUR angehoben. Diese müssen künftig nicht mehr den strengen umsatzsteuerlichen Anforderungen genügen. Welche Erleichterungen mit der Kleinbetragsrechnung verbunden und welche Mindestanforderungen trotzdem zu erfüllen sind, erklären wir Ihnen gerne.
  • Etwas umständlich ist der Gesetzgeber bei den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern vorgegangen. Hier wurden zum einen mit dem Bürokratieentlastungsgesetz die Dokumentationspflichten für die Sofortabschreibung gelockert. Für alle ab 2018 angeschafften, hergestellten oder in das Betriebsvermögen eingelegten Wirtschaftsgüter bis zu einem Wert von 250 EUR müssen nicht mehr wie bisher in einem besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis der Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. der Einlagewert dokumentiert werden. Zum anderen wird die Grenze für die Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter im Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken im Zusammenhang mit Rechteüberlassungen ab 2018 auf 800 EUR angehoben. Wir beraten Sie gern, inwieweit dies Investitionsentscheidungen beeinflussen kann.
  • Wenn Sie in Ihrem Betrieb kurzfristig Arbeitnehmer beschäftigen, gibt es die Möglichkeit, hierfür die Lohnsteuer pauschal mit 25 % zu erheben. Damit kann auf den Abruf von Lohnsteuerabzugsmerkmalen wie der Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge usw. bei der Finanzverwaltung verzichtet werden. Der Arbeitnehmer muss den Lohn nicht in seiner Steuererklärung angeben. Die Pauschalierung ist aber nur möglich, wenn ein durchschnittlicher Tageslohn nicht überschritten wird. Bisher waren das 68 EUR. Diese Grenze wird rückwirkend zum 01.01.2017 auf 72 EUR angehoben. Im Zusammenhang mit der pauschalen Erhebung der Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten gibt es außerdem noch weitere Punkte zu beachten, die wir Ihnen gerne erläutern.

Das Gesetz sieht auch Änderungen außerhalb des Steuerrechts vor. Unter anderem wird die Fälligkeitsregelung für Gesamtsozialversicherungsbeiträge geändert. Ist der tatsächliche Wert für den laufenden Monat noch nicht bekannt, können die Beiträge anhand des Vormonats ermittelt werden. Die sich aufgrund der Schätzung ergebende Differenz zum tatsächlichen Wert ist dann im Folgemonat abzuführen oder von der Beitragsschuld abzuziehen.


Häusliches Arbeitszimmer: Wann Selbständige ihre Raumkosten (beschränkt) abziehen können

Selbständige dürfen die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen, wenn der Raum der Mittelpunkt ihrer gesamten betrieblichen Tätigkeit ist. Liegt der Tätigkeitsmittelpunkt woanders, steht dem Selbständigen für die betriebliche Tätigkeit aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können die Kosten zumindest begrenzt bis 1.250 EUR pro Jahr abgesetzt werden.

In einem neuen Urteil ist der Bundesfinanzhof (BFH) der Frage nachgegangen, wann einem Selbständigen außerhalb seines Arbeitszimmers kein "anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht, so dass er seine Raumkosten begrenzt abrechnen darf. Geklagt hatte ein selbständiger Logopäde, der zwei Praxen mit vier Angestellten in angemieteten Räumlichkeiten betrieben hatte. Sein Finanzamt hatte die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer aberkannt und darauf verwiesen, dass ihm in den Praxen schließlich ein "anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung gestanden habe. Dem Logopäden sei zumutbar gewesen, die Praxisräume nach den Praxisöffnungszeiten (und nach der Belegung durch seine Angestellten) für die bürotechnischen Aufgaben zu nutzen, die er in seinem häuslichen Arbeitszimmer erledigt hatte.

Der BFH ist dieser Ansicht nun entgegengetreten und hat den beschränkten Raumkostenabzug zugelassen. Die Richter verwiesen darauf, dass auch Selbständige mit externen Betriebs- und Praxisräumen auf ein zusätzliches häusliches Arbeitszimmer angewiesen sein können. Ob dies der Fall ist, muss einzelfallabhängig nach der Beschaffenheit des "anderen Arbeitsplatzes" im Betrieb bzw. in der Praxis und nach den Rahmenbedingungen seiner Nutzung geklärt werden. Im vorliegenden Fall war dem Logopäden nicht zumutbar, seine Praxisräume als außerhäusliches Arbeitszimmer zu nutzen - ihm stand dort somit kein "anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung, so dass er die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer begrenzt mit 1.250 EUR pro Jahr absetzen durfte. Entscheidungserheblich war unter anderem, dass die Praxisräume durch die Angestellten genutzt worden waren.

Hinweis: Selbständige haben für ihr häusliches Arbeitszimmer somit Aussicht auf einen beschränkten Raumkostenabzug, wenn die Möglichkeiten der Raumnutzung in ihrer Praxis bzw. in ihrem Betrieb erheblich eingeschränkt sind. Ob ein "anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht, muss jedoch stets einzelfallabhängig geprüft werden.


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